El DAF pregunta “archivamos las facturas durante diez años, ¿no?”. El equipo técnico responde “sí, copias de seguridad nocturnas en el VPS”. El auditor contable solicita valor probatorio, cadena de custodia, imposibilidad de modificación silenciosa. Silencio.
Archivo legal y copia de seguridad responden a dos preguntas diferentes. La copia de seguridad: ¿puedo volver a poner el sitio en línea después de una interrupción? El archivo: ¿puedo probar en diez años lo que contenía este documento, intacto y fechado? Confundir los dos es uno de los errores más costosos en el cumplimiento hospedado.
Dos objetivos, dos arquitecturas
| Criterio | Operación de respaldo | Archivo jurídico |
|---|---|---|
| Objetivo | Rápida recuperación | Conservación probatoria |
| Duración | Días a meses | Años a décadas |
| Editar | Aplastar/Rotar | Inmutabilidad, GUSANO |
| Prueba | RTO/RPO | Sellado de tiempo, sellado |
| Responsable | Operación/anfitrión | Negocios + DPO/cumplimiento |
Una copia S3 con un ciclo de vida de treinta días no es un archivo contable. Un NAS interno sin registros de acceso tampoco.
“Lo conservamos durante mucho tiempo” no es “archivamos legalmente”.
Requisitos técnicos mínimos
Dependiendo del sector (contabilidad, salud, sector público), consultar:
Integridad: huella digital criptográfica, detección de manipulación, almacenamiento WORM o equivalente.
Trazabilidad: quién depositó, consultó y exportó; troncos conservados.
Formato duradero: PDF/A, XML firmado, no una base de datos propietaria sin exportación.
Separación de entornos: archivo separado de las copias de seguridad operativas y de producción.
Plan de destrucción — fin documentado de la duración legal (enlace con Eliminación de datos).
El anfitrión puede proporcionar el almacenamiento; la calificación legal sigue siendo su responsabilidad de procesamiento o la de la profesión.
Alojamiento: preguntas al proveedor del servicio
- ¿La oferta garantiza inmutabilidad (Object Lock, cinta WORM) o simple retención?
- Localización de copias a largo plazo, ¿incluida la replicación de recuperación?
- Acceso de administrador host: ¿puede eliminar un archivo sin dejar rastro?
- Reversibilidad al final del contrato: ¿exportación en formato abierto, fecha límite, costo de salida?
- ¿Subcontratistas de archivo posteriores enumerados en la DPA?
Para flujos sensibles, haga una referencia cruzada del directorio con ofertas de nube de objetos + inmutabilidad o proveedores de archivo electrónico certificados, sin inventar certificaciones no documentadas.
La cumbre: diez años de respaldo ≠ diez años de prueba
Decide y avanza sin puntos ciegos
Inventario de los documentos sujetos a archivo legal. Para cada uno, anote la duración legal, el formato esperado, la prueba requerida y el gerente comercial. Separe los volúmenes o depósitos de archivos de las copias de seguridad operativas. Documente todo en el registro GDPR. Consulte Retención de correo electrónico si el correo electrónico está dentro del alcance. Compare el almacenamiento y la ubicación a través del comparador y Ubicación de las copias de seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Una copia de seguridad diaria constituye un archivo legal?
No. La copia de seguridad tiene como objetivo recuperarse después de un incidente; El archivo legal tiene como objetivo una conservación concluyente durante el período legal, con integridad, trazabilidad y, a menudo, sellado o sellado de tiempo calificado.
¿Puede el servidor web actuar como un archivo?
Rara vez solo. Un depósito S3 compartido o estándar no ofrece automáticamente valor probatorio. Dependiendo del sector, a menudo son necesarias ofertas de archivo certificadas o un tercero especializado.
¿Cuáles son los períodos de vida útil?
Dependen del tipo de documento: contable, comercial, de recursos humanos, de salud. Mapee las obligaciones por flujo antes de elegir la retención técnica con el anfitrión.
¿Archivo fuera de la UE?
Sólo con base legal, garantías adecuadas y análisis de transferencia documentado. El archivo legal sensible a menudo requiere residencia en la UE o mayores salvaguardias.
La pregunta correcta no es "¿cuánto tiempo almacenamos?" » - es “¿qué pruebas tendremos en diez años?” »